Чтиво Конфликты интересов: к чему могут привести, и как с ними бороться?

[wowpro]

Конфликты интересов: к чему могут привести, и как с ними бороться?

Почему конфликт интересов приносит убытки для собственников бизнеса, даже если они считают, что это не так?

В рамках собственного профессионального опыта я сталкивался с двумя полярными точками зрения на так называемое наличие «конфликта интересов», демонстрируемое собственниками бизнеса, для которых наша компания делала различные проекты, в том числе по выявлению недобросовестных действий менеджмента и оценке контрольной среды.
Точка зрения №1: (например, в отношении директора отдела продаж): «Да, я прекрасно знаю, что возможно, у него есть свой собственный интерес и он, конечно, побочно еще что-то зарабатывает, но он прекрасный продавец, и где я еще такого себе найду? И конечно, он приносит мне больше, чем «отщипывает», поэтому пока ничего не делаю».
Точка зрения №2: (например, в отношении также директора отдела продаж): «Это абсолютно неприемлемо для нашей компании. Службе безопасности — срочно инициировать внутреннее расследование для расчета убытков, и далее решим, как будем разбираться с данным персонажем: в судебном или досудебном порядке».
При этом необходимо отметить, что точка зрения № 1, то есть акционеры, которые принимают наличие внутреннего конфликта интересов, не так уж редка, и по моим субъективным оценкам встречается в 30–40 % случаев среди собственников частного бизнеса.
Что такое конфликт интересов
Давайте разберемся, что все-таки такое «конфликт интересов», можно ли с ним жить и насколько это плохо или хорошо для существования бизнеса?

Формальное определение «конфликта интересов» — это наличие ситуации, когда сотрудник (или более широкое понятие «агент») имеет незадекларированный персональный интерес, который может негативно повлиять на исполнение им своих профессиональных обязанностей. Это подразумевает конфликт между частными интересами сотрудника и его профессиональными интересами и обязанностями.

При этом ключевое слово в определении — «незадекларированный» (undisclosed). Само по себе наличие заинтересованности в сделке, если информация о данном факте должным образом донесена до акционеров/менеджмента/отдела внутреннего аудита, не является чем-то противозаконным и в некоторых случаях приносит выгоду компании. Приведем пример.

Ситуация №1. Иван Петрович Бунин работает начальником отдела материально-технического снабжения крупной промышленной компании и в том числе ежегодно в рамках годового бюджета закупок закупает централизованно бумагу для принтеров, ксероксов для всех 50 подразделений холдинга. Поставщиком бумаги для офиса является ЦБК №1, где продавцом, который отвечает за вышеописанный контракт, является родной брат И. П. Бунина – Сергей. Оба брата при подготовке контракта и его подписании информируют своих генеральных директоров о том, что контактируют как братья друг с другом, при этом И. П. Бунин в качестве основного аргумента приводит ценовой, поскольку при сохранении качества бумага ЦБК №1 наиболее привлекательна по цене по сравнению с конкурентами.

В вышеописанной ситуации при наличии родственных связей сторон сделки были соблюдены условия, которые не привели к конфликту интересов, а наоборот, привели к взаимовыгодному сотрудничеству и выгоде для обеих компаний.
Отсюда следует и логика самого конфликта интересов: обычно пытаются скрыть именно ситуацию, когда есть потенциальный ущерб, который сотрудник (агент) наносит своему работодателю в угоду своим персональным интересам (выгоде).

Ситуация №2. Та же семья Буниных, но Сергей в качестве представителя от ЦБК №1 продает бумагу посреднику, ООО «Вольный ветер», который с наценкой в 5 %, не осуществляя каких-либо функций, кроме посреднических, продает эту же бумагу холдингу, в котором работает другой Бунин. ООО «Вольный ветер» принадлежит обоим Буниным или другим «товарищам», которых они попросили побыть собственниками посредника.

В данной ситуации налицо конфликт интересов при отсутствии информации от Буниных о том, что ООО «Вольный ветер» не является случайной компанией в данной цепочке. Отсутствие должного информирования логично, поскольку Буниным очень сложно «защитить» данную конструкцию, при которой 5 % наценка оседает на счетах без осуществления каких-либо функций.
Чтобы ответить на вопрос, насколько велик ущерб от незадекларированных конфликтов интересов, приведем немного мировой статистики, которую ежегодно собирает и обрабатывает Ассоциация специалистов по борьбе с мошенничеством (acfe.com):

Согласно статистике, случаи инициирования схем, связанных с конфликтами интересов, не так уж редки и происходят почти в 4 раза чаще, чем случаи намеренной фальсификации отчетности, при этом средняя сумма убытков от одного случая составляет 250 тыс. USD, что, конечно, является «средней температурой по больнице», но не так уж она несущественна. Каждый делает выводы самостоятельно.

Какие бывают конфликты интересов
Конфликты интересов могут быть монетарными или немонетарными.

Примеры монетарных конфликтов интересов:

• Сотрудник имеет акции или работает параллельно в другой компании, с которой у его работодателя есть контакт;
• Родственники сотрудника работают в компании, с которой заключен контракт работодателем данного сотрудника;
• Родственник сотрудника претендует на работу у работодателя, на которого трудится сотрудник;

Примеры немонетарных конфликтов интересов:

• Вы просите знакомого, который работает в лицензионном отделе, по старой дружбе проконтролировать быстрое прохождение/получение лицензии для компании, собственником которой вы являетесь;
• Сотрудник компании А параллельно работает на другую компанию, которая имеет контракт с компанией В, конкурентом А;
• Сын одного из друзей сотрудника подает документы в кадровый отдел на работу в компанию, в которой работает сотрудник;
• Сотрудник является секретарем некоммерческой организации, которая просит спонсорскую помощь у работодателя сотрудника.

При этом формально ситуациями с наличием конфликтов интересов являются даже привычные кейсы, с которыми мы сталкиваемся каждый день на рабочем месте и даже не считаем неким конфликтом интересов. Например:

К чему могут привести конфликты интересов
Итак, в вашей компании процветают открытые и скрытые ситуации с наличием конфликта интересов. Хорошо это или плохо, какая точка зрения собственников верна?

Наличие конфликта интересов, конечно, негативно воздействует на состояние и развитие бизнеса, если мы говорим о полноценном коммерческом проекте/компании, а не об окологосударственной «кормушке», которую нельзя назвать полноценным частным бизнесом.

Во-первых, конфликт интересов напрямую связан с ущербом для компании, поскольку интерес лица, являющегося носителем данного конфликта интересов, связан с получением собственной выгоды обычно за счет уменьшения выгоды компании, в которой он работает. Это может быть убыток в виде разницы в цене, которая «оседает» на счетах аффилированной компании. Это могут быть просто дополнительные навязанные компании затраты, которые являются необязательными для нормального функционирования бизнеса.

Во-вторых, наличие конфликта интересов говорит о том, что в компании не все в порядке с системой внутренних контролей, т. е. недостаточно превентивных мер, которые бы работали на невозможность наличия конфликта интересов как такового (корректное разграничение полномочий ролей), и превентивных мер, работающих на обнаружение конфликта интересов.

В-третьих, компании, где такие ситуации возможны или иногда типичны, обычно характеризуются нездоровым корпоративным климатом, и соответственно, это означает, что существует большое количество демотивированных сотрудников, неэффективных сотрудников, и сотрудников, которые тратят свое время не на свои рабочие обязанности.

Таким образом, совокупный негативный эффект наличия конфликта интересов намного больше по сравнению с выгодами, которые якобы приносит «конфликтующий» сотрудник.

Еще немного статистики:

Как бороться с конфликтами интересов
Как бороться с конфликтами интересов или со средой в компании, которая может привести к конфликтам интересов?

1. Позиция руководства и акционеров. Собственник бизнеса должен четко показать своим сотрудникам, как он относится к подобным ситуациям. Это очень важно, поскольку отсутствие внятной позиции, или тем более поощрение подобных ситуаций (например, не уволили сотрудника, который был пойман на нарушении) ведут к неконтролируемому росту недобросовестных действий менеджмента.

2. Показательные «санитарные» мероприятия. Сотрудники должны видеть, что служба безопасности, внутренний аудит регулярно занимаются этими вопросами и занимаются успешно. Согласно классической теории мошенничества Д. Кресси, двумя из трех факторов, которые мотивируют менеджеров на нехорошие поступки, являются «наличие возможности и безнаказанность».

3. Обучение сотрудников. Многие компании регулярно проводят обучение сотрудников, особенно занятых в функциях, подверженных ситуациям, связанным с конфликтами интересов. Это не ограничивается обучением из разряда «Что такое хорошо, а что такое плохо», а больше носит практическую направленность, где рассматриваются процедурные вопросы: что должен сделать сотрудник, узнав о наличии конфликта интересов, особенности работы «горячей линии», информирование сотрудников о системах контроля, которые компания имеет для выявления конфликтов интересов.

4. Формализация ответственности сотрудника. Необходимо обеспечить юридическую возможность компании впоследствии защитить свои права на свою собственность, активы.

Пример из практики. Крупное коммерческое сельхозпредприятие. Вновь назначенный генеральный директор, посмотрев результаты последней инвентаризации, понимает, что происходит что-то не то со списаниями зерна на элеваторе — они постоянно больше нормативов и никто не выясняет причины данной ситуации. Проведя совещание со своими подчиненными — главным бухгалтером и заведующим складом — и не получив какой-либо поддержки, он обращается к внешнему консультанту, который проводит независимое расследование.
В результате отработки гипотез и анализа первичных документов и взаимоотношений с подрядчиками выясняется, что часть отходов продукции реализуется компании, аффилированной с заведующим складом.
При этом наличие конфликта интересов не получается доказать до конца. Помимо этого, выясняется, что в компании отсутствуют подписанные со стороны сотрудников (заведующий складом) договоры материальной ответственности. Акты списания, а также акты реализации отходов «компании с потенциальным конфликтом интересов» не визирует и не подписывает главный бухгалтер, а по каким-то причинам подписывает заведующий лабораторией, которая тестирует партии зерна на качество.
Таким образом, в результате оказывается, что сотрудники, которые организовали мошенническую схему, не подписывали ни одного документа, на основании которого их можно привлечь к ответственности.

Важно! Постарайтесь максимально формализовать отношения с ключевыми сотрудниками и подчиненными, которые в рамках своих обязанностей имеют дело с активами и материальными ценностями. Не пренебрегайте процедурами проведения регулярного аудита первичных документов, подписанных с персоналом, с точки зрения наличия прав у вашей компании по защите своих интересов.

5. Превентивная система внутренних контролей. Наиболее действенная мера, которая может помочь победить в неравной борьбе с наличием или потенциальными конфликтами интересов, — это ограничение возможности на реализацию ситуации с конфликтом интересов в свою пользу через систему внутренних контролей. Эффективным механизмом является ограничение недобросовестных действий персонала через матрицу ролей или разграничение прав и полномочий сотрудников в рамках бизнес-процесса. Это может быть основано с учетом «лучших практик», например, с учетом руководства ISACA (ISACA's Segregation of Duties Control matrix general guideline).

Смысл разграничения прав состоит в том, чтобы убрать из бизнес-процесса минимальную возможность реализации конфликта интересов. Матрица строится следующим образом: по вертикали и горизонтали перечисляются ключевые функции или действия/шаги процесса, крестами внутри матрицы обозначаются действия, которые не могут быть включены в обязанности одной и той же роли (одного сотрудника). Пример приведен ниже.

То есть, исходя из матрицы выше, один и тот же сотрудник не может выполнять функции по созданию контрагента в системе и выпускать счета на оплату. Это и есть лишение (ограничение) возможности реализации потенциального конфликта интересов. При этом по ряду функций роли могут совпадать, но имеется контрольная процедура (КП), которая компенсирует или минимизирует возможность реализации конфликта интересов.

Данная матрица разграничения полномочий обычно разрабатывается и внедряется при автоматизации бизнес-процессов компании. Например, автоматизация сквозного процесса «от оформления заказа до оплаты товара/услуги». При этом сам дизайн бизнес-процесса и контрольных процедур желательно разрабатывать до проекта автоматизации.

Эффективный дизайн бизнес-процесса с встроенным механизмом «разведения» рисковых функций по разным незаинтересованным ролям минимизирует возможность совершения действий в пользу личного интереса за счет интересов компании.

Совет собственникам. Регулярно устраивайте «проверки на вшивость» в части эффективности контрольных процедур, дизайна бизнес-процессов вашей компании с точки зрения возникновения «конфликтов интересов». Подобное тестирование лучше всего устраивать внепланово, а также с возможным привлечением внешних подрядчиков (консультантов) для получения максимальной объективности картины.

Резюмируя сказанное, можно еще раз отметить, что:

1. Конфликт интересов — это не всегда плохо для компании, если его участники задекларировали его должным образом.
2. Наличие конфликта интересов в большинстве случаев приносит убытки для собственников бизнеса, даже если они считают, что это не так.
3. Эффективно бороться с конфликтами интересов можно через инвестиции в выстраивание правильного дизайна бизнес-процессов и контрольных процедур, а также мотивацию и просвещение сотрудников компании.